arkon støtter import av personer fra fil for enkelt å kunne importere eksisterende lister til arkon. Import funksjonen finner dere i menyen under "Verktøy -> importer -> personer fra fil".
Krav til importfilen
Importfunksjonen støtter de vanligste formatene for slike lister (Excel (xls/xlsx) og CSV) og systemet prøver selv å finne ut hvilket format filen du laster opp har. For at importen skal bli riktig er det noen krav til filen:
- Første rad i filen må være en overskrift med navn på feltet (men det er ikke noe krav til hva disse navnene skal være)
- Filen må være lagret i UTF-8 (mer om det lengre ned)
- Dataene må være splittet på samme måte som feltene i arkon. Eksempelvis må fornavn og etternavn være i egne kolonner, det samme gjelder landskode og telefonnummer.
Importprosessen
Når du har lastet opp en fil så får du opp en kolonnemapping, der velger du hvilket felt i arkon kolonnene dine skal importeres til. Her kan du også velge at noen kolonner ikke skal importeres.
Hvert felt kan bare velges én gang, så hvis det er felter du ikke får valgt i listen så er det fordi en annen kolonne allerede er mappet til denne. Du må da fjerne mappingen på den andre kolonnen før du får endret den.
Nederst velger du også standardkategori. Alle personer som legges inn i arkon må ha en kategori og dette er kategorien som personene legges inn i hvis du ikke har angitt noe annet i importfilen, eller gjør endringer i forhåndsvisningen.
Neste steg er forhåndsvisning:
I forhåndsvisningen kan du se dataene som vil bli importert. Her har arkon allerede prøvd å tolke en del data og sørge for like formater. Eksempel på dette er datoer, land og kjønn. Her gjøres det også en del validering og du vil se røde merker der arkon mener det er noe feil i dataene dine (som i bildet ovenfor).
Neste steg er å sende listen til import, dette gjøres i bakgrunnen og vil vanligvis være ferdig ila. noen få minutter. Du kan følge med status på importen på forsiden av import.
Format på data i importfilen
arkon prøve å gjenkjenne data og formatere om der det er behov for det. Under ser du en liste over felter som behandles spesielt og hva arkon støtter av formater.
| Felt | Kommentar |
| Land | arkon importerer land som ISO 3166-1 alpha-2 koder (NO, GB etc). Men vil forsøke å konvertere importteksten din til disse kodene hvis du enten har skrevet inn navnet på landet på norsk eller engelsk. |
| Landskode telefon | For at dette skal importeres riktig må landskode være i egen kolonne uten 00 eller +. Arkon vil automatisk fjerne + eller 00 før forhåndsvisning. |
| Kategori |
Det er to måter å importere kategori:
Hvis du ikke har med kategori i importfilen din, så benyttes "Hovedkategori->Kategori" basert på hvilken standardkategori du valgte på første side. |
| Kjønn |
arkon bruker følgende koder for kjønn:
arkon vil forsøke å konvertere andre verdier til disse før forhåndsvisning, eksempelvis så vil mann, man, male, kvinne, female alle blir konvertert til riktig kode. |
| Datoer |
arkon importerer datoer i formatet YYYY-MM-DD. Har du dato i et annet format i filen din så vil arkon prøve å konvertere denne. Du bør sjekke disse i forhåndsvisningen for å se at datoen har blitt riktig. |
Begrensninger
For tiden så støtter filimport bare standard personfelter, altså ikke felter som er opprettet på arrangementet. Dette vil bli endret i framtiden.
UTF-8
UTF er tegnsettet arkon bruker for å lagre sine data, dette er en internasjonal standard som de fleste moderne systemer følger. Vanligvis trenger du ikke tenke på dette, men når dere får opp forhåndsvisning av dataene så er det verdt å sjekke tegn som æøå og se at de vises korrekt. Hvis disse ikke vises korrekt så er filen din sannsynligvis lagret i et annet tegnsett. Du bør da få endret filen før du kjører import.
Kommentarer
0 kommentarer
Artikkelen er stengt for kommentarer.