Opprette egenoppdateringsskjema

Egenoppdatering (Merk, egenoppdatering er det som ble kalt invitasjoner i gamle arkon.) er en kraftfull funksjon der du kan be personer om å oppdatere informasjon i etterkant av at de er registrerte. Bruksområdene for denne funksjonen er mange, f.eks:

• Få frivillige melde seg på vakter selv
• Få deltagere oppdatere bildet sitt
• Få inn informasjon på et felt du har glemt i skjema
• Få deltagere til å melde seg på arrangementer som ikke var klare ved registrering
• ++++++

Egenoppdateringer ligger i menyen under "Verktøy -> Egenoppdatering". For å lage din første egenoppdatering velg "Aksjoner for siden".

Opprettelse av egenoppdatering

Steg 1: sette noen alternativer

• Tittel: er en beskrivende tekst for oppdateringen
• Type: er et viktig valg siden det påvirker hvilken funksjonalitet man har tilgjengelig i stor grad
  • "Tilvalgsoppdatering" benyttes hvis man bare ønsker et skjema der man skal kunne melde seg av/på tilvalg (eks vakter, arrangementer el.). Det gir et veldig enkelt og brukervennlig skjema, og noe ekstra funksjonalitet som f.eks. det å kunne begrense antallet tilvalg en person registrerer seg på.
  • "Lagret Skjema" da benyttes et lagret skjema opprettet med arkons skjemagenerator. Alle felter kan oppdateres her. Merk at du på forhånd må ha opprettet et skjema av typen "Internskjema" før du får gjøre dette valget.
• Stengedato: er siste frist for mottaker å gjøre endringer
• Utsendelsesmåte: Hvis du har SMS-konto kan du velge å sende ut lenken på SMS. Alle egenoppdateringssider er mobilvennlige så dette kan være en veldig effektiv måte å få respons på.
• Informasjonstekst: Dette er teksten som vil stå på siden over skjemaet når mottageren skal gjøre oppdateringen
• Språk: Skjemaet kan bli oversatt til engelsk hvis du ønsker det.

Steg 2: Velg mottagere

Her velger du hvem som skal motta skjemaet, enten enkeltpersoner, kategorier eller hele hovedkategorier. (Trykk på navnet på en hovedkategori for å velge alle)

Steg 3: Forhåndsvisning av mottagere

Her vil du få opp en liste med de som ble valgt. Legg spesielt merke til kolonnene mobil / e-post. Avhengig av hvilken utsendelsesmåte du har valgt er det viktig å sjekke dette. Hvis mottaker mangler e-post (og du har valgt å bare sende på e-post) vil vedkommende ikke få skjemaet.

I dette steget kan du også velge å ekskludere enkeltpersoner.

Steg 4 (Tilvalgsoppdatering)

Hvis du har valgt type "tilvalgsoppdatering" så vil dette steget be deg om å velge hvilke tilvalg som skal kunne oppdateres. Du kan også sette et max-antall for hvor mange tilvalng én person kan registrere seg på.

Siste steg: Skriv e-post / SMS

Avhengig om du har valgt e-post, SMS eller begge vil det være ett eller to steg på slutten. Der skriver du meldingen som skal gå ut (e-post og SMS skrives separat). Det som er viktig er at du ikke fjerner teksten [invitationLink] som ligger der ved oppstart. Den blir erstattet med lenken til skjemaet når vedkommende mottar sin e-post (med unike lenke).

Når veiviseren er ferdig får du i siste steg valget om å sende ut skjemaet nå, eller lagre det for å sende det ut senere. Velger du lagre så vil du finne igjen skjemaet "Verktøy -> Egenoppdatering" der du kan gjøre endringer og sende det ut senere.