GDPR funksjonalitet i arkon

Denne artikkelen gir en generell oversikt over ny funksjonalitet i arkon som er laget for at du som arrangør enkelt skal kunne oppfylle alle krav som følger av ny personvernlov. 

Ny personvern-meny under oppsett i arkon

Personvernerklæring

(Lanseres i mai/juni)

Du kan opprette personvernerklæringer i arkon og knytte disse til registreringsskjema slik at disse blir tilgjengelig på samme siden som skjema. I tillegg så skjer følgende:

• Vi logger hvilken versjon av personvernerklæringen personen ble registrert under
• Personen får en lenke til personvernerklæringen i e-postkvitteringen (den versjonen som lå ute på registreringstidspunktet)

For å benytte denne funksjonen så må du altså ha skrevet en personvernerklæring for ditt arrangement. For de fleste vil nok én personvernerklæring være nok for arrangementet, men arkon støtter forskjellige erklæringer på forskjellige registreringsskjema.

Du kan lese mer om hvordan dette settes opp i praksis i arkon her.

Samtykke

(Lanseres i mai/juni)

Samtykke er en viktig (og komplisert) komponent i GDPR, men i arkon skal dette være lett å ta inn samtykker samt sørge for at man gir brukeren de mulighetene som kreves. Samtykker kan integreres i registreringsskjema og man får da automatisk funksjonalitet for informasjon og mulighet til å trekke tilbake samtykkene. Noen nøkkelpunkter fra GDPR om samtykker:

• Man trenger ikke alltid samtykker, samtykke trengs kun hvis man ikke har et annet behandlingsgrunnlag for å lagre data. F.eks. så trenger du ikke samtykke for å lagre nødvendig informasjon om en konferansedeltager (eks. navn, mobil) for å gjennomføre konferansen. Men hvis du ønsker å beholde dataene lengre enn nødvendig, melde personen på e-postlister ol. så trenger du sannsynligvis ett eller flere samtykker.
• Samtykker skal være eksplisitte og hvert samtykke skal være for étt område. 
• Samtykker skal alltid være mulig å trekke tilbake og man kan ikke kreve samtykke for at man skulle kunne benytte seg av tjenesten din.

I arkon vil være mulig å rapportere på hvem som har godtatt forskjellige samtykker, bruke dette som filter i e-post-/SMS-kommunikasjon samt begrense hvem som skal slettes etter et at arrangementet er over.

Sletting

(Lanseres i mai/juni)

Vi får ny funksjonalitet for automatisk sletting av personer. Dette gjøres ved at man setter opp slette-policier der man setter opp regler der man kan velge graden av sletting og differensiere dette basert på bla samtykker (eller andre kriterier som tilvalg/kategorier). Man velger også en dato når denne skal tre i kraft. Typiske eksempel på policy:

1. Slett alle personer to uker etter arrangementet er over
2. Men for alle personer som har samtykket i å bli kontaktet i etterkant, så ønsker man å beholde navn, e-post og mobil  

Når man har satt opp en slik policy så går dette automatisk i arkon, og hvis en person i etterkant tar bort samtykket i 2) så blir personen automatisk slettet. 

Informasjonsportal

(Lanseres i løpet av 2018)

Dette vil være en portal for enkeltpersoner der de kan logge inn med sin e-postadress eller mobilnummer for å få tilgang til sin personvern-portal. Der kan de se:

• All informasjon som er lagret om dem i arkon
• Se oversikt over alle personvernerklæringer som gjelder for dem
• Se oversikt over alle samtykker og mulighet til å endre disse
• Laste ned sine data 
• Be om sletting